La administración es la planeación, organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de la organización.
Planificación: Definir metas, establecer estrategias y elaborar planes para coordinar actividades. Decidir que hacer y como hacerlo. Implica priorizar y comprometerse.
El resultado de una planificación es una estrategia: "conglomerado de decisiones acerca de las metas que se deben perseguir en la organización, que actividades emprender y como aprovechar los recursos para alcanzar esas metas".
Organizar: Asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una estructura de relaciones de modo que los empleados puedan interactuar y cooperar para lograr las metas organizativas.
Se agrupa a las personas en departamentos y, despúes se coordinan todas las partes.
Dirigir: Orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo de la organización con el fin de que ayuden a la consecución de las metas organizacionales. La comunicación es importantísima.
En el pasado se identificaba esta función con MANDAR y SUPERVISAR (uso de poder y la aplicación de premios y/o sanciones en función del desempeño).
Hoy en día toma más relevancia la MOTIVACIÓN (movilizar a los empleados para que sus acciones sumen a la organización).
Controlar: Vigilar que el desempeño de las actividades se ajuste a lo planificado. En otras palabras, evaluar el desempeño y adoptar, si fuera necesario, medidas correctivas.
"Evaluar en que medida la organización consigue sus metas y emprende las acciones correctivas necesarias para sostener o mejorar el desempeño. El resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con exactitud y regular la eficiencia y eficacia de la organización".
Niveles y Roles Gerenciales.
La variedad de problemas que enfrentan los gerentes es enorme (alta diversidad). A menudo, deben atender muchos problemas de manera simultánea (fragmentación), es común que tengan que tomar decisiones de golpe (brevedad), y muchas deben apoyarse en la intuición y experiencia que han ganado en su carrera, desempeñando su puesto con lo mejor de sus capacidades.
La alta dirección son los máximos responsables de la empresa (presidente, ejecutivo o consejero delegado, vicepresidentes y directores generales). Su principal preocupación es tener un equipo directivo cohesionado. Se centra en los aspectos del largo plazo (supervivencia y crecimiento) y sus principales tareas son: fijar el rumbo de la organización, formular objetivos a largo plazo, moldear la cultura, controlar el uso de recursos y vigilar el desempeño general.
Los mandos intermedios o (gerentes tácticos) son los encargados de administrar el funcionamiento de unidades organizativas concretas (departamentos o unidades de negocio). Son mediadores entre la alta dirección y el nivel operativo. Se preocupan por establecer unas buenas relaciones con sus colegas, fomentar el trabajo en equipo y resolver conflictos. Actualmente, han cobrado mayor importancia ya que las empresas organizan el trabajo en torno a equipos y proyectos.
El nivel operativo (gerente de primera línea, supervisores o jefes de sección) se preocupa por aplicar las reglas y procedimientos para lograr una producción eficiente, proporcionar asistencia técnica y supervisar a sus empleados. Son muy importantes en el mantenimiento de la calidad, la innovación y el desempeño.
Habilidades Administrativas.
Todos los gerentes, sin importar su nivel, el tamaño o tipo de organización realizan en mayor o menor grado las cuatro funciones básicas del proceso administrativo. Para llevarlas acabo adecuadamente, requieren una serie de habilidades.
Según la Real Academia Española (RAE), por habilidad se entiende la capacidad y disposición para algo; o, cada una de las cosas que una persona ejecuta con gracia y destreza. En nuestro caso, por habilidades entenderemos las capacidades que resultan del conocimiento, la práctica y la aptitud.
Los orígenes de la Administración Moderna
A lo largo de los años, la ciencia de la administración ha permitido mejorar los métodos de producción para aprovechar una forma más eficiente y eficaz los recursos de la organización.
En este epígrafe repararemos brevemente cómo ha ido evolucionando el pensamiento administrativo y, determinaremos los principales inquietudes que han guiado los avances de materia de administración.
Como muy bien afirman Robbins y DeCenso (2009:22): "conocer la historia de la administración puede ayudar la teoría y ejercicio de la administración actuales".
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